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信息化建设管理处设备及服务项目采购流程

作者:信息化建设管理处   发布时间 :2017年11月06日  点击数:

立项表:年初完成经费预算申报并确认预算后,填写立项表,交处长签字盖章(3万元以上项目同时需分管校长签字)

1. 完成技术参数撰写,交给处长审核签字并部门盖章

2. 部署测试环境,邀请有意向品牌厂商进行产品测试。在通过测试的品牌中(至少三家),作为推荐品牌。

3. 完成技术参数撰写(所写技术参数需要由意向投标品牌邮件确认无排他性),交给处长审核签字盖章,

4. 技术参数连同立项表交招投标中心,同时将技术参数电子版发给相关负责人。

5. 招投标中心完成标书的撰写后返回,修改沟通无问题后,交处长签字并部门盖章后送招投标中心。

6. 根据招投标意见进行采购(含招标),参加相关会议,如有必要组织厂商现场考察。

7. 合同签订:根据中标结果由中标公司完成合同撰写(电子版),交学校项目经办人沟通修改,完成后发给处长审核,审核无问题,邮件联系招投标中心相关分管领导审核合同。

8. 审核合同无误后,招投标中心返回合同最终版,项目经办人将合同发给中标公司,一式六份签字用印后送至学校,由处长签字后,去招投标中心网站下载合同审核表,填写完成,部门签字盖章后连同合同原件一同送至招投标中心。由招投标中心完成后续手续(申请加盖校合同专用章)。完成后国资处留合同一份,其余取回。

9. 设备到货后开始安装调试,完成后根据合同要求组织验收,要求供货方填写验收申请单。

10.10万元以上项目验收参加部门包括:使用部门、国资、审计、财务、纪委(先联系各部门领导确认时间地点参会人员,然后将具体情况短信发给相关参会人员)。如果项目较大,可请校内外专家,专家费(校内200。校外600)参加人员一般单数,原则不低于5人。

10万元以下项目部门需要组织3人以上验收小组验收,原则上至少一名处长、一名科长参加,并书面填写验收意见。

11.验收通过后要求供货商提供全额发票,部门项目经办人带验收报告和合同复印件,去招投标中心换招投标工作小组会议纪要。

12.发票由处长签字(标注经费代码)并由本部门科长和科员各一人签字。

13.登录国有资产管理系统(账号密码)完成固定资产登记(上传合同扫描件,发票扫描件),带齐材料去国资处王立馨老师处完成固定资产登记后(拿到设备编号标签和固定资产登记单),回来将设备贴标,完成固定资产入库手续。

14.填写请款单(项目经费在5万元以上项目必备,需要处长签字),处长在发票上签字后。将合同原件(首次付款需要合同原件,尾款或二次付款复印件就可以了),签字的发票和发票验证真伪,请款单(已处长签字),固定资产登记单,会议纪要,验收报告复印件。以上材料交部门财务老师(吴霏)

注意:所有签字的文档材料送出前,一律扫描归档。

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